Quem nunca pensou em ter um ghostwriter? Seria uma especie de “entidade” que responderia para você todos os numerosos e-mails que chegam na sua caixa de entrada. Brincadeiras à parte, o uso de e-mails, em plataformas como o Gmail, ainda é bastante comum, principalmente no campo profissional. No entanto, muitas vezes a gente se perde na quantidade de mensagens para responder. Para isso, você pode criar um modelo de mensagem automática no Gmail.
Apesar da popularização dos aplicativos de mensagem (como o WhatsApp) para a comunicação interpessoal, o e-mail ainda é a base para esse tipo de relação. Dentro das empresas, a troca de mensagens pelo correio eletrônico tem um peso oficial e de formalidade, diferente da característica mais informal do WhatsApp, por exemplo.
No entanto, uma das situações mais incômodas dos heavy users de e-mails é o trabalho para responder a todas as mensagens que chegam. Ou ter que responder a mensagens em período de férias, por exemplo. O legal é que plataformas como o Gmail, do Google, pensaram em uma forma para ajudar nessa hora. Ou seja, é possível ativar um modelo de mensagem automática para responder e-mails com conteúdo comum.
Em outras palavras, é uma funcionalidade que faz você economizar muito tempo de trabalho. Além disso, é bem fácil de ativar. Acompanhe como fazer no passo a passo neste post.
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Para que serve a mensagem automática?
A função mensagem automática possibilita reutilizar mensagens pré-elaboradas para respostas e assim evitar digitação desnecessária. O Gmail possui uma funcionalidade para criar modelos de mensagem automática. Em outras palavras, você pode salvar respostas personalizadas para não ter que escrever e-mails repetidos.
Os modelos são salvos em um repositório dentro do Gmail e você pode acioná-los toda vez que precisar. Ou seja, você pode construir a sua galeria de respostas automáticas e utilizar esse recurso quando for necessário. É possível editar o texto antes de reenviar, para atualizar informações, por exemplo.
Para você ter uma ideia, é um recurso que parece simples, porém, pode economizar muito tempo da sua jornada de trabalho. Por exemplo, se você trabalha com vendas, pode já salvar um modelo de resposta com a apresentação do seu produto para envio quando solicitado, sem ter que digitar tudo de novo.
Outro exemplo clássico do uso dessas mensagens salvas é em período de férias. Certamente, você estará de férias, mas seus clientes ou colegas não. O que não impede que você receba inúmeros e-mails. Com a resposta automática, você avisa que está em férias e, pelo menos, não deixa a outra pessoa perdida.
Abaixo nós vamos ensinar o passo a passo de como elaborar os seus modelos de mensagem automática no Gmail.
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Tutorial para elaborar modelos de mensagens automáticas
Vale lembrar que esse recurso já é bem antigo nas contas de Gmail. No entanto, com a nova atualização do serviço do Google, a resposta automática vem desativada por padrão. Por isso, é preciso habilitá-la manualmente. Veja como funciona:
1 – Dentro da sua conta de Gmail, aperte no botão da figura de engrenagem e siga para “Configurações”.
2 – Em “Configurações”, procure pela aba “Avançado”. Clique e, depois, abra a opção “Respostas automáticas (modelos)”. Marque “Ativar” e pronto, basta salvar a alteração para iniciar a utilização da funcionalidade.
3 – Agora você precisa criar um modelo personalizado. Para isso, escreve uma nova mensagem de e-mail com o texto que deseja salvar. Depois, abra o menu no canto inferior direito da mensagem (três pontinhos).
4 – Escolha no menu o campo “Respostas automáticas” e depois “Nova resposta automática”. Identifique o seu novo modelo de e-mail. Esse texto será salvo para você poder utilizar depois como resposta a uma mensagem. O legal é que o Gmail deixa criar quantos modelos de e-mail prontos você desejar.
5 – Para finalizar, toda vez que você precisar usar um dos modelos de respostas automáticas, basta acessar o menu respostas rápidas e selecionar um modelo personalizado. Clique sobre o item e aperte em “Inserir”.
6 – Na mesma hora, o texto salvo em respostas automáticas/rápidas será aberto para sua modificação. Agora você pode editar o texto, se necessário, atualizar datas e nomes, entre outras informações, antes de enviar manualmente a mensagem.
7 – Pronto! Você ganhou mais tempo de vida para utilizar em outras tarefas!
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Resposta automática de férias ou ausência temporária
O Gmail também possui outra função semelhante a de modelo de resposta automática para ser utilizada no caso de férias ou ausência temporária do dono da conta. Nesse caso, ao ativar esse recurso, toda vez que você receber um e-mail automaticamente o Gmail enviará uma resposta personalizada com um aviso de férias.
Confira o passo a passo básico de como ativar essa função:
1 – Abra sua conta de Gmail.
2 – Vá em “Configurações”.
3 – Encontre no menu a opção “Resposta automática de férias”.
4 – Selecione “Resposta automática de férias” ativada.
5 – Depois, é preciso preencher o intervalo de datas para envio da mensagem automática, além do assunto e da própria mensagem a ser enviada ao destinatário.
6 – Nessa mensagem, não esqueça de marcar a caixa se você quiser que apenas seus contatos salvos vejam a resposta automática de férias.
7 – Para finalizar a configuração, aperte em salvar alterações.
Ao ativar esse recurso, você verá um banner na parte superior da caixa de entrada mostrando o assunto da sua resposta automática salva. Para desativar a função, basta apertar em “Finalizar agora”.
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Alguns detalhes importantes
Na maioria dos casos, a resposta automática de férias é enviada somente na primeira vez que as pessoas enviam uma mensagem para sua conta. Ou seja, quando a pessoa envia um e-mail para você ela vai receber a reposta automática de férias. Já no segundo envio, mesmo sabendo que você está de férias, não deve receber.
Confira alguns casos em que as pessoas talvez vejam sua resposta automática de férias mais de uma vez:
- Caso a mesma pessoa envie um e-mail para você quatro dias depois da primeira mensagem, e o recurso resposta automática ainda estiver ativado, ela receberá a resposta de férias novamente.
- Toda vez que você edita a sua resposta automática de férias ela recomeçará. Ou seja, será enviada novamente até para quem a viu pela primeira vez, pois a mensagem mudou.
- É possível escolher se a mensagem automática de férias será enviada em resposta a qualquer pessoa ou classificar o envio entre grupos de escola, trabalho ou esporte, por exemplo.
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Aprendeu a criar modelo de mensagem no Gmail?
Agora que você aprendeu como criar modelo de mensagem automática no Gmail, que tal conferir 5 dicas infalíveis para você se organizar no Gmail?
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