5 Dicas infalíveis para você organizar o Gmail

Ter uma caixa de e-mail organizada é um grande passo para uma vida profissional (e até pessoal) mais produtiva. Porém, é um grande desafio para muitas pessoas. Afinal, quem nunca teve uma caixa de e-mail bagunçada, com muitas mensagens não lidas ou cheias de newsletter? Para te ajudar a manter a sua caixa mais organizada e te dar mais produtividade para o dia a dia, separamos 5 dicas para você organizar o Gmail. 

1- Separe o seu e-mail por categoria ou prioridade

 

Dentro do Gmail é possível optar por alguns tipos de caixa de entrada, por padrão ela aparece separada em 3 guias:  principal, social e promoções. Ainda é possível adicionar as guias fóruns e atualizações se você preferir.

Mas existe também a possibilidade de organizar o Gmail levando em consideração os tipos de mensagens classificadas como importante, não lidas e favoritas. Além disso, o Gmail possui a opção da Caixa Prioritária, nela é possível classificar as mensagens levando em consideração a importância de cada uma delas.

Para decidir qual caixa de entrada é mais interessante para você, vale levar em consideração o tipo de conteúdo que você costuma receber. Por exemplo, se você recebe muitas atualizações ou notificações de redes sociais, é interessante você utilizar a caixa padrão, separada por guias, para facilitar a classificação.

A configuração da sua Caixa de Entrada é feita no Menu de Configurações do Gmail. Para acessá-lo, basta clicar na engrenagem no canto superior direito do Gmail, depois em “Configurações”. No topo da página clique na aba “Caixa de Entrada” e escolha o “Tipo de Caixa de Entrada” que mais lhe agrada.

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2- Utilize os filtros do Gmail

Para  organizar o Gmail, ganhar uns minutos a mais no seu dia e nunca mais perder um e-mail importante, uma dica de ouro é: utilize os filtros da sua caixa de entrada.

Com os filtros é possível, de forma automática,  excluir mensagens, marcar como lidas, ignorar na caixa de entrada (arquivar), adicionar marcadores, categorias, entre outras ações. Você pode configurar o filtro para realizar a ação desejada sempre que uma mensagem possuir um remetente, assunto, palavras-chave ou tamanho específicos.

Exemplos de configurações que podem ser utilizadas através dos filtros:

• A mensagem possui a palavra-chave “notificação”? Então ela será diretamente arquivada e não aparecerá na minha caixa de entrada;
• Todas as mensagem da empresa que eu trabalho, serão sempre marcadas como importantes;
• Mensagem com o assunto “Boleto”, serão marcadas com estrela;
• Mensagens de remetentes que possuem e-mails com naoresponda@, serão excluídas automaticamente.

Para realizar a configuração, basta seguir o passo a passo abaixo:

1. Primeiramente, acesse as configurações do seu Gmail, clicando no ícone de engrenagem;
2. Clique em “Filtros e endereços bloqueados” e depois em “Criar novo Filtro”;
3. Adicione todos os parâmetros necessários para o seu filtro e depois clique em “”Criar um filtro com essa pesquisa”;
4. Selecione a ação que deve ocorrer com as mensagens que se enquadrarem nos parâmetros definidos;
5. Também é possível visualizar quantas mensagens antigas se enquadram nos parâmetros definidos no filtro e aplicar a ação para elas, caso deseje.

3-Utilize categorias para organizar o Gmail

Algumas pessoas conseguem se organizar melhor com estímulos visuais. Se você também é assim, deve começar a utilizar os marcadores do Gmail, designando uma cor para cada tipo de marcador. Primeiramente você deve criar uma categorização para as suas mensagens, por meio das cores. Para fazer isso basta:

1. Primeiramente, clicar em “Criar novo marcador” no final do menu esquerdo do Gmail. Inserir o nome do novo marcador;
2. Clicar nos três pontinhos do lado do nome do marcador e depois em “cor do marcador” para selecionar a cor desejada;
3. Encontre a mensagem que você deseja marcar na caixa de entrada e clique com o botão direito do seu mouse em cima dela;
4. Selecione a opção “marcar como” e em seguida escolha o nome do marcador;
5. Pronto, sua mensagem ficará destacada com o nome e a cor do marcador.

Você pode usar marcadores como “Trabalho”, “Faculdade”, “Projeto amarelo”, entre outros. Aqui o importante é que você consiga organizar o Gmail para ficar mais simples de encontrar os e-mails desejados na sua caixa.

É possível criar subtítulos para os seus marcadores, o que o Gmail chama de “marcadores aninhados”. Para isso, basta seguir o mesmo passo a passo acima. Mas ao digitar o nome do seu novo marcador, você deve selecionar a qual marcador primário ele deve estar vinculado.

Por exemplo, você pode ter um marcador primário chamado “Projetos” e aninhar outros marcadores com os nomes dos projetos dentro dele, como “Projeto amarelo” ou “Projeto como organizar o Gmail”.

4- Otimize sua busca

Mesmo utilizando técnicas para organizar o Gmail, muitas vezes é necessário utilizar a busca para encontrar um arquivo que estava em anexo, ou um e-mail específico. Para isso, você pode realizar uma busca simples no buscador do Gmail, ou buscar de uma forma mais efetiva, usando as informações ao seu favor.

• Busque e-mails em um período de tempo específico utilizando datas. Para encontrar algo que ocorreu antes de uma data específica, digite before: [aaaa/mm/dd] na busca. Se quiser encontrar algo que foi enviado ou recebido depois de uma data específica, digite after: [aaaa/mm/dd]. Lembre-se de usar o formato americano de data, sendo primeiro o ano, depois o mês e por último o dia;
• Encontre tipos específicos de documentos em anexo utilizando o código arquivo: [tipo de arquivo]. Exemplo: arquivo: jpg;
• As mensagens que estão na lixeira ou que foram marcadas como SPAM, normalmente não aparecem na sua busca. Para encontrar as mensagens na lixeira, digite in: trash, já para mensagens marcadas como SPAM, digite in: spam. Para buscar mensagens em todas as pastas, incluindo as duas citadas acima, use in:anywhere. Utilize in: sent, para mensagens que foram enviadas por você e in:unread para mensagens ainda não lidas. Você pode adicionar palavras-chaves depois do código, como por exemplo, in:sent Portal.

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5- Mude a visualização da sua caixa de entrada

Além de organizar o Gmail por conteúdos e categorias, você também pode alterar recursos de visualização da sua caixa de entrada. Ao adicionar o painel de visualização na sua caixa, você consegue verificar seus e-mails rapidamente, sem precisar abri-los um a um.

Para adicionar o painel de visualização você deve:

1. Primeiramente acesse as configurações do Gmail e então clique em “Avançado”;
2. Em seguida clique em “Ativar” ao lado de “Painel de visualização”;
3. Então vá até o final da página e clique em “Salvar alterações.

Neste mesmo local é possível configurar a sua caixa de entrada para que o bate-papo fique no lado direito do seu Gmail (e não no esquerdo, como é por padrão). Você também pode configurá-la para ativar atalhos de teclado, ativar o avanço automático das mensagens, entre outros.

Utilize os atalhos de teclado do Gmail

O Gmail possui muitos atalhos de teclado e você pode utilizá-los para aumentar a sua produtividade no dia a dia. Segundo Ani Sordo da Hubspot, utilizar os atalhos do Gmail vão te poupar cerca de 60 horas por ano. Incrível, não é mesmo?

Vou compartilhar com você alguns dos atalhos mais utilizados pela Ani Sordo:

1. Abrir a ajuda dos atalhos de teclado, tecle Shift+?;
2. Selecione várias mensagens clicando na primeira mensagem, depois aperte o botão Shift e selecione a última mensagem do intervalo;
3. Selecionar mensagens aleatórias segurando o botão Command ou Control até finalizar a seleção;
4. Para selecionar todas as mensagens não lidas, pressione Shift+8+u;
5. Depois de realizar a seleção das mensagens, com os atalhos aqui listados, aperte a tecla E para arquivar toda a seleção;
6. Aperte a tecla = para marcar todas as mensagens selecionadas como importantes;
7. Para marcar mensagens atuais como não lidas pressione Shift+u;
8. Para inserir um link digite Command+k ou Control+k;
9. Para inserir uma lista numerada, digite Command+Shift+7 ou Control+Shift+7;
10. Para deixar o texto em negrito, selecione o texto e pressione Command+b ou Control+b;
11. Para deixar o texto em itálico, selecione o texto e pressione Command+i ou Control+i;
12. Para deixar o texto sublinhado, selecione o texto e pressione Command+u ou Control+u;
13. Para alternar entre destinatário, linha de assunto e corpo do e-mail, use a tecla Tab;
14. Para enviar o e-mail, digite Command+Enter ou Control+Enter.

Pronto!

Com essas dicas você vai conseguir organizar o Gmail e ganhar mais produtividade para o seu dia a dia. Afinal, quando você gasta menos tempo com coisas simples, como encontrar um e-mail, você tem mais tempo livre para focar no que é importante.

Essas dicas foram úteis para você? Você tem alguma outra sugestão que lhe ajuda a organizar os e-mails? Escreva nos comentários! Confira mais dicas e conteúdos relacionados a tecnologia e telecomunicação no nosso blog.