A pandemia do coronavírus mudou a forma de trabalha na maioria das empresas mundo afora. Em outras palavras, a partir de agora, as ferramentas de tecnologia da comunicação estão cada vez mais presentes na nossa rotina. Como por exemplo, os aplicativos de videoconferências para reuniões online, como o Hangouts meet, do Google. Neste post, vamos detalhar tudo sobre o Hangouts meet e dicas para melhor uso.
Em resumo, certamente você já deve ter buscado saber os melhores softwares para fazer reuniões pela internet. Na verdade, há vários deles, como o Skype, o Zoom, e também o Appear.in. No entanto, a ferramenta da Google diferenciada e, o melhor de tudo, acabou de ser liberada pelo Google a todos os usuários do G Suite.
Em outras palavras, a partir dessa liberação, uma medida preventiva contra a Covid-19, você pode utilizar gratuitamente a ferramenta. Na prática, é possível realizar reuniões pela internet com mais de 250 pessoas a transmissões ao vivo para mais de 100 mil usuários. E ainda salva chamadas no Google Drive.
Portanto, se você já utiliza os serviços do Google, acompanhe esse post para saber tudo sobre o Hangouts meet e como utilizá-lo da melhor forma.
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O que é o Hangouts Meet?
Essa popular ferramenta do Google era uma aplicação oferecida de forma paga para usuários do Enterprise e Enterprise for Education. Para você ter uma ideia, o pacote Enterprise, normalmente, custa R$ 112 mensais por usuário. No entanto, até 1º de julho de 2020, o Google abriu a utilização sem custos a todos os usuários interessados devido a pandemia do novo coronavírus. Fantástico, não?
O Google chegou a publicar uma nota oficial sobre a liberação. No texto, a empresa afirmou que milhares de estudantes de Hong Kong e do Vietnã já estão utilizado a ferramenta. Tudo isso para acompanhar as aulas remotamente, já que escolas e universidades estão fechadas.
Essa contextualização é importante antes de falarmos especificamente sobre o Hangouts Meet. Agora, você já sabe que pode utilizar o aplicativo no seu próprio trabalho em home office, por exemplo. Ou, ainda, sugerir para sua faculdade ou escola utilizá-lo como alternativa para aulas remotas.
Características do Hangouts meet
Ficou interessado no Hangouts meet? Como já falamos acima, essa ferramenta permite fazer videoconferência empresarial, entre outras, com a segurança e eficiência da plataforma Google. Nesse caso, a vantagem é a segurança na privacidade dos dados atrelada ao design da ferramenta que a deixa bastante atrativa.
Para você ter uma ideia, as videochamadas são criptografadas em trânsito, além de outras medidas antiabuso que garantem a segurança e qualidade das reuniões. Inclusive, justamente o fator segurança que foi amplamente questionado de uma plataforma concorrente, o Zoom, que recentemente pode ter deixado usuários vulneráveis, permitindo o roubo de senhas e dados pessoais.
Outras vantagens do Meet:
- É possível criar reuniões e compartilhar um link para participação de um convidado. Sem que seja necessário, por exemplo, que o convidado tenha algum programa instalado na sua máquina ou smartphone.
- Devido à integração ao G Suite, é possível participar de reuniões criando um evento na Agenda, ou por um convite enviado por e-mail ou redes sociais.
- Ao instalar o aplicativo do Meet no seu celular iOS ou Android, é possível acompanhar uma reunião agendada até fora da sua mesa de trabalho, pelo smartphone. Cada reunião tem um número de discagem, o que facilita na hora que você não tiver acesso a internet sem fio ou dados.
- O legal do Meet é que ele também interage com outras aplicações de videochamada, como a Polycom e a Cisco.
Dúvidas mais comuns sobre o Hangouts Meet
O que eu preciso instalar para usar o Meet?
É muito fácil utilizar o Hangouts Meets no seu computador, tablet, smartphone ou outro dispositivo com acesso à internet. Na prática, quem utiliza os navegadores Chrome, Firefox, Safari e do novo Edge não precisam instalar nenhum plug-in ou software. Ou seja, o Meet funciona diretamente no navegador. Para utilizar no celular, basta acessar as lojas da Apple ou a Goolgle Play Store, fazer a busca a instalar o aplicativo.
Quem estiver fora da empresa pode participar da reunião pelo Meet?
Sim, pois é possível compartilhar o mesmo link da reunião com todos os participantes convidados, independente do local onde eles estiverem.
Para o acesso discado, há necessidade de usar um serviço de terceiros?
Não precisa. Quando você acessa o G Suite, pode incluir um número de telefone e um PIN em cada reunião, sem precisar fazer outra configuração.
É possível participar de uma reunião do Meet mesmo sem assinatura?
Sim. Mesmo não tendo assinatura do G Suite, é possível participar de uma reunião do Meet administradas ou criadas por outras pessoas. Se esse for o objetivo, basta realizar o login em meet.google.com e apertar em “Usar código da reunião”. Esse código é uma sequência numérica que aparece em um link de convite da reunião.
Dicas para caprichar na sua videoconferência
Agora que você já conheceu a dinâmica do Hangouts Meets, vamos dar algumas dicas para você realizar videoconferências com mais qualidade. Até porque, apesar das facilidades da tecnologia, é sempre um desafio fazer reuniões com um grande número de pessoas, por exemplo.
As dicas valem para qualquer videoconferência. Confira:
Faça com que todos saibam da reunião e possam participar
Lembre de sempre adicionar os participantes, também pelo Google Agenda, e de gerar o link para a reunião. De posse do link, repasse a todos os participantes. Você também pode utilizar outras plataformas para reforçar o convite, como o WhatsApp.
Defina bem o tempo da reunião
Ninguém gosta de reuniões muito longas. Por isso, seja objetivo na definição do tempo da videoconferência.
Saiba considerar o horário de trabalho dos participantes
Quando você for marcar uma videoconferência pelo Meet, ou em outra plataforma, procure evitar horários inconvenientes. Por exemplo, próximo do almoço ou nas primeiras horas do expediente. No Meet, você consegue alterar seu status para as outras pessoas verificarem sua disponibilidade.
Organize a videoconferência em tópicos
Antes de marcar qualquer videoconferência, você precisa ter uma pauta bem definida em mãos. Preferencialmente, dividida em tópicos. Uma boa dica é criar um arquivo de Google Docs para todos colaborarem em tempo real nas anotações da reunião. Quando você for marcar a reunião na plataforma, já disponibilize o link do Docs.
Use conteúdo visual
Assim como em reuniões presenciais, as videoconferências ficam mais interessantes com a utilização de conteúdo visual. Pelo Hangouts Meet, é possível compartilhar a tela da sua máquina para exibir apresentações, números, tabelas, vídeos, enfim. Esse material vai deixar sua apresentação mais atraente.
O que achou do Hangouts Meet?
Como você pode ver, o Hangouts Meet é uma plataforma de videoconferência de muita qualidade. E essa é a hora para aproveitar todas as suas funcionalidades, já que a versão paga, que permite maior número de participantes nas reuniões, está liberada por conta da pandemia do novo coronavírus.
Portanto, essa é uma boa hora para se familiarizar com a ferramenta e adotá-la de vez na sua rotina de trabalho.
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