Como fazer assinatura digital? Entenda os detalhes aqui!

Com o avanço da tecnologia, cada vez mais sentimos a necessidade de substituir os documentos em papel pelos digitais. Seja pela praticidade, para não acumular volumes, para não precisar sair de casa em tempos de pandemia ou pela questão da sustentabilidade, a substituição do papel veio para ficar. Mas e os documentos que exigem garantia, como contratos, por exemplo? Como fazer assinatura digital desse tipo de documento?

Muitos se preocupam se a validade do documento assinado digitalmente é a mesma ou se a assinatura digital é segura. Se você também tem esse tipo de dúvida, que tem tudo a ver com privacidade, por exemplo, acompanhe esse post até o final.

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O que é assinatura digital?

Assinatura digital é um recurso onde uma pessoa, site ou entidade comprova a sua identidade na internet através de criptografia. Dessa forma, pode garantir que os negócios feitos de forma online sejam autênticos.

Ela foi aceita no Brasil em 2001, com a Medida Provisória 2.200, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. Dessa forma, todos os documentos eletrônicos, assinados digitalmente que utilizarem certificado digital emitido pela ICP Brasil, tem a mesma validade jurídica que documentos em papel com assinatura manuscrita e autenticadas em cartório.

A assinatura digital também pode ser utilizada em sites. Dessa forma, o navegador utiliza o certificado SSL, garantido que o site é seguro. Alguns desses certificados podem ser obtidos gratuitamente, porém esses não garantem a confiabilidade dos dados.

Então, a melhor maneira é contratar empresas que sejam habilitadas a vender o certificado SSL. Estas oferecem contratos anuais, onde o proprietário do site também tem uma série de exigências a serem cumpridas, ainda mais agora com a nova legislação de proteção de dados.

Pessoas físicas

Em contrapartida, pessoas físicas validam sua identidade através do seu CPF ou registro profissional, como OAB – Ordem dos Advogados do Brasil, por exemplo. Já as pessoas jurídicas, como os MEIs, utilizam seu CNPJ.

Estes podem ser obtidos através de empresas credenciadas ou em órgãos como o Serasa. Lá é possível comprar certificados reconhecidos legalmente em forma de cartões, tokens ou armazenados em nuvem.

Como funciona?

São dois elementos que compõem o certificado digital: uma chave de criptografia pública e outra privada. Essas chaves são geradas de forma aleatória através de funções matemáticas altamente complexas, que garantem a segurança da assinatura digital. Uma só funciona junto com a outra e elas são únicas.

A chave privada fica com o usuário que adquiriu a assinatura. Já a chave pública é compartilhada no formato de certificado digital. Dessa forma, quem recebe o documento, confere sua validade através dessa chave, revertendo o processo de criptografia.

Sendo assim, qualquer alteração no documento, por menor que seja, será identificada e invalidará o processo.

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Quanto custa para fazer uma assinatura digital?

No site do Serasa Experian, o certificado para pessoa física A1, ou seja, em arquivo, e-CPF custa R$ 155. Já o A3, em cartão, custa R$ 205, o Kit Leitora e o o Token, custam R$ 355 cada um, todos parcelados em 12 vezes e com validade de um ano.

O e-CNPJ, A1, custa R$ 229, o cartão R$ 285, o Kit Leitora e o Token custam R$ 405. Todos, assim com o de pessoa física, tem validade de um ano e podem ser parcelados pelo mesmo período.

Entretanto, se você precisa de um certificado digital para Nota Fiscal, o e-NF custa R$ 229 em arquivo, R$ 395 em cartão e R$ 569 em Kit Leitora ou Token.

Esses são apenas alguns exemplos de valores. Eles podem variar entre as empresas que oferecem.

Para que serve uma assinatura digital?

Se você ainda está na dúvida se você precisa ou não ter um certificado para poder emitir sua assinatura digital, vamos te explicar as funcionalidades desse recurso:

Pessoa Física:

• Acessar serviços como o e-CAC, que é o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal, onde você verifica sua situação fiscal e tem acesso a leilões online;
• Recolher FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço de funcionários domésticos através do eSocial, que é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas;
• Consultar dados do imposto de renda, assinar prontuários, entre outros;

Pessoa Jurídica:

• Emitir documentos de arrecadação do Simples Nacional;
• Fazer cadastro o INPI – Instituto Nacional de Propriedade Industrial;
• Acessar o CNES – Cadastro Nacional de Entidades Sindicais;
• Solicitar financiamento no Finep – Financiadora de Estudos e Projetos.

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Como fazer assinatura digital?

Depois que você adquirir o seu certificado digital, pode fazer sua assinatura através de programas de computador de fácil acesso. Quando você associa seu certificado à esses programas, o software lê e associa o documento às chaves criptográficas do certificado digital. Conheça algumas opções:

Adobe Sign

Criando sua assinatura digital no Adobe Sign, você vai pode assinar documentos no formato PDF. Basta seguir os passos:

1. Abra o painel de controle do programa Adobe Sign e escolha a opção “Fill & Sign”;
2. Abra o documento que será assinado;
3. Clique em “Sign”;
4. Clique em “Add Digital Signature”;
5. Escolha a forma que você vai utilizar o seu certificado, podendo ser, como já mencionamos, por nuvem, cartão, token, entre outros;
6. Insira seus dados de login e faça as verificações que o certificado exige;
7. Visualize a assinatura e faça edições se forem necessárias.

Word

Essa opção serve para assinar documentos que já estão no Word:

1. Abra o documento;
2. Clique duas vezes na linha da assinatura;
3. No lugar do X, digite seu nome;
4. Procure por “Signing as” e clique em “Change”;
5. Clique em “More choices” para selecionar seu certificado digital;
6. Clique em “Click here to view certificate properties”;
7. Na caixa “Certificate Details”, clique em “Details”;
8. Clique em “Key Usage”, vai aparecer a mensagem “Digital Signature, Non-Repudiation”, clique em OK;
9. Confirme sua assinatura digital, inserindo as verificações necessárias.

Depois de todos esses passos, se você ou outra pessoa editarem o documento, a assinatura digital vai desaparecer. Inclusive, você pode fazer uma assinatura digital invisível para saber se alguém editou seu documento. Basta seguir os passos:

1. Abra o documento e clique em “File”;
2. Clique em “Info”;
3. Clique em “Protect Document” e escolha a opção “Add a digital signature”;
4. Escolha “Created and approved this document”;
5. Clique em “Change” e faça upload do seu certificado;
6. Clique em “Sign”;
7. Entre na sua conta e confirme sua assinatura digital. Vai aparecer uma caixa de confirmação confirmando que sua assinatura foi salva.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Tanto a assinatura eletrônica, quanto a assinatura digital podem ser utilizadas para assinar documentos com vínculos jurídicos. Entretanto, a assinatura eletrônica pode ser facilmente falsificada.

Dessa forma, assinatura eletrônica é uma marca feita com a intenção de assinar documentos. Ela inclui um desenho da sua assinatura, na forma de uma escrita cursiva que você pode tanto fazer com o mouse, ou utilizar um arquivo pronto de imagem. Sendo assim, podem ser facilmente copiadas.

A assinatura eletrônica utiliza como elementos de conferência, a geolocalização do assinante, seu endereço IP, fotografia ou assinatura manuscrita. Dessa forma, quanto mais confiáveis forem as evidências, melhor, já que só assim poderão servir como garantia de que é autêntica.

Ela tem presunção de validade em caso de acordo prévio entre as partes. Dessa forma, se for contestada judicialmente, o ônus da prova é do acusado, que precisará provar que assinou mesmo o documento.

Já as assinaturas digitais, utilizam chaves criptográficas que anexam sua identidade ao documento. Dessa forma, elas garantem que a assinatura tenha sido feita por você e não foi alterada ou falsificada.

Por conta disso, inúmeras empresas, principalmente bancos, utilizam esse recurso, já que é a única maneira de assinar contratos digitais com garantia e segurança.

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Até a próxima!