Google agenda: como usar e ser mais produtivo

A empresa Google explora a diversidade de seus produtos para satisfação do cliente. O Google Agenda é um deles.

O aplicativo, assim como outros da Google, como Google Docs ou Google Analytics, possui funções variadas, que ajudam nas atividades desempenhadas pelos seus usuários. Neste artigo, vamos ensinar você a usar o Google Agenda para gerenciar seus compromissos. Confira nossas dicas!

Google Agenda

O Google agenda, disponível para Android e iOS, é um aplicativo da estadunidense Google, que ajuda os usuários a melhor organizar seus compromissos e atividades diárias. Em formato de agenda, como o próprio nome diz, mas de forma totalmente virtual, o aplicativo auxilia no cadastro de atividades e na criação de alertas de compromissos, eventos, de forma semanal ou mensal.

Abaixo, algumas dicas de como você pode planejar sua rotina no Google Agenda. Ele serve tanto para compromissos de pessoa física quanto de pessoa jurídica.

Primeiramente, antes de darmos as dicas, é importante que você entenda como ter sua conta no Google Agenda. É fácil, veja a seguir.

Como fazer sua conta no Google Agenda?

É bem prático! Se você já possui uma conta no GMail, prioritariamente, já possui também no Google Agenda. Basta agora você fazer seu login, utilizando o mesmo usuário e senha do Google.

Após isso, basta  adicionar seus compromissos ou criar agendas diferentes para cada ocasião.

Agora, vamos às dicas!

Como posso criar e compartilhar agendas?

Após fazer o login como ensinamos no tópico anterior, você pode criar novas agendas. Para tanto, clique em “Criar”, na seção “Minhas Agendas”. Irá surgir uma janela para nomeação da agenda, descrição e outras informações, então preencha essas funções. Você pode criar uma agenda privada ou uma agenda pública. Neste último caso, quando for feita uma pesquisa no Google, sua agenda aparecerá nas pesquisas de outros usuários.

Assim, se você criar uma agenda pública, você poderá compartilhá-la com os usuários de sua escolha. Eles também poderão editá-la em conjunto, adicionando outros compromissos.

Isso é bastante interessante para empresas, para agendamento de atividades da equipe empresarial. Para fazer esse compartilhamento, vá em compartilhar e adicione os e-mails de quem deseja que tenha acesso ao aplicativo.

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Como cadastrar um compromisso?

Criada sua agenda, agora vamos ao segundo passo: cadastrar os compromissos. Para isso, você pode escolher entre os 5 modos de exibição dos seus compromissos cadastrados no Google Agenda. Eles podem ser do dia, da semana, do mês, de 4 dias ou, simplesmente,  compromissos.

Feito isso, basta clicar no dia em que você deseja acrescentar o compromisso. A partir daí, se abrirá uma caixa de conversa para inserção dos dados sobre o evento: basta preenchê-lo.

Além disso, você pode optar por colocar mais informações da atividade em “editar detalhes do evento”.

Caso o evento que você está inserindo seja uma festa ou uma reunião, você pode inserir convidados a editar, basta compartilhar a atividade ao colocar e-mails de compartilhamento. Além dos dados que foram preenchidos de praxe, o usuário pode informar o tempo de duração dele (se é de uma semana, de um dia, etc).

Outra opção é a possibilidade de lembrar os compromissos. Caso o usuário precise ser avisado de cada um, é possível editar os eventos para que sejam lembrados em formato de pop-up ou, então, por meio de um e-mail. Esse modo pode ser editado em “opções” no Google Agenda. Além do tipo, você poderá escolher a periodicidade destes avisos.

Para finalizar o cadastro da atividade, você defini-la como: Pré-definido, Privado ou Público, dependendo do nível de privacidade desejada.

Modos de Exibição do Google Agenda

Acima falamos sobre como os modos de exibição são feitos no Google Agenda. São eles: por dia (horas do dia), semana (sete dias da semana), mês (apresenta todos dias do mês), 4 dias (apenas quatro dias) ou compromissos (exibe a lista completa dos compromissos cadastrados). Contudo, essas características vão aparecer  depois de o usuário ter feito cadastro da atividade.

Assim, no modo por dia serão exibidos todos os horários definidos durante o dia. Seguindo a mesma ideia, no modo “Semana” o Google Agenda exibirá os dias de hora em hora, em formato de uma semana. Acontece assim por diante, nos demais modos, diferenciando a quantidade de dias. Por último, no de ‘compromissos’, são exibidos todos os compromissos, listados em ordem cronológica.

Como adicionar Outras Agendas?

Além de suas próprias agendas, o Google Agenda permite que você adicione agendas ou compromissos de outros usuários. Assim como também pode compartilhar, é possível adicionar outras atividades públicas. Para isso, basta que você vá em “Adicionar” na seção “Outras agendas”.

Ao abrir essa opção, pesquise agendas públicas de seus amigos. Para tanto, a pesquisa pode ser feita através do link (URL) e do modo importar agenda – arquivos com formato iCal ou CSV. Em relação às agendas públicas de usuários que não estejam entre seus amigos, você deve pesquisar na barra de pesquisa que fica no topo do site.

Aliás, você pode adicionar quantas agendas públicas desejar em seu Google Agenda. Como também escolher na hora da exibição quais agendas quer ver em seu calendário. Para exibir de forma individual cada agenda, clique ao final do nome da agenda desejada e opte por “Exibir somente esta agenda”.

Como pesquiso meus Compromissos e Agendas?

Assim como você pode fazer uma pesquisa avançada de outras agendas para adicionar ao seu Google Agenda, você também pode pesquisar seus compromissos. Vá até o topo da tela, em pesquisar, e busque agendas e compromissos desejados.

Como editar e apagar compromissos?

Às vezes, você precisa editar seus compromissos, ou por eles terem sido cancelados ou porque foram reagendados. Para melhorar sua experiência com suas atividades no Google Agenda, é possível editar o período duração dos eventos e seus detalhes, adequando-os à sua escolha.

Para editar o período de duração:

  • Clique na base da caixa com o mouse e arraste-a para o tempo de duração desejado (horas/dias).

Edição de outros detalhes do evento:

  • Pesquise o evento em sua agenda e altere os dados de informação na caixa de texto em “editar detalhes do evento”.
  • Nesse modo, aparecerá também a opção “copiar para minha agenda”. Nela, é possível copiar eventos de outros usuários para os seus compromissos.

Excluir eventos

  • Para isso, clique sobre no evento/compromisso e no balão com as informações do evento, clique no link “excluir”, e, logo após, confirme a exclusão.

Como diferenciar os eventos por cor?

Outra dica para você não se confundir com seus eventos é personalizá-los por cor. Assim, ficará mais fácil encontrar seus compromissos de forma fácil e prática. Para tanto, após criar o evento, você seleciona uma cor de sua preferência, na aba “detalhes do evento” ou clicando com o botão direito sobre o evento.

Como ativar notificações de lembrete de eventos/compromissos?

Se você costuma esquecer seus compromissos, é uma ótima opção agendar notificações de eventos no Google Agenda. Para isso, configure as notificações pelo navegador, alerta no celular ou por e-mail. Basta ir em configuração da agenda > notificações de eventos > adicionar as notificações.

Como sincronizar o Google Agenda com um smartphone?

A fim de sincronizar suas atividades para tê-las em um só lugar? No Google Agenda é possível fazer isso. Quando você faz essa sincronização, todos os eventos exibidos no Google Agenda do seu PC aparecerão também em seu celular ou outros dispositivos.

Como sincronizar no Smartphone ou tablet Android

Primeiro, você faz o download do aplicativo Google Agenda no Google Play. Em seguida, ao abrir o aplicativo, todos os seus eventos estarão sincronizados com o computador.

iPhone ou iPad

A fim de sincronizar com o iPhone ou iPad que já possuem uma opção de agenda do próprio sistema, você precisa optar pelo login do Google. Primeiramente, faça o download do aplicativo Google Agenda na App Store. Em seguida, faça login com sua Conta do Google, usuário e senha. Após isso, todos os eventos serão sincronizados com o computador.

Embora tenha essa opção de login pelo Google, você também pode acessar as atividades do Google Agenda em seu Calendário da Apple. Para isso, opte por ver os seus compromissos do Google Agenda no Calendário da Apple.

Nessa opção, do Calendário da Apple (Apple Calendar), siga os passos abaixo, descritos no site da Google:

  1. Abra o Apple Calendar em seu computador.
  2. No canto superior esquerdo da tela, vai aparecer a opção Calendário > Preferências, clique nelas.
  3. Vá agora em guia Contas.
  4. À esquerda da guia “Contas”, clique em Adicionar +.
  5. Selecione Continuar em Google.
  6. Adicione informações na sua Conta do Google, de acordo com as etapas que aparecerão na tela.
  7. Para finalizar, em  “Contas”, use “Atualizar calendários” para escolher a frequência com que deseja sincronizar o Apple Calendar e o Google Agenda.

Com isso, você não vai mais perder seus compromissos no Google Agenda!

Você também pode conhecer mais aplicativos para aumentar sua produtividade aqui.

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